Пандемијата на Ковид 19 донесе огромни промени во начинот на работата. Но уште поважно, донесе неизвесност во сите пори на животот, не само со нејзиното доаѓање, туку и со нејзиното заминување. Таа генерира општа несигурност во која е тешко да се носат стабилни и долгорочни одлуки. Дали хибридниот работен модел и флексибилниот канцелариски простор се решението кое ја надминува таа несигурност и има сила да остане и дури да доминира на долг рок, во периодот што е пред нас?
Пандемијата помина, но многу од промените останаа
Пандемијата се појави одненадеж. Никој немаше готов и проверен план како да се справи ниту со нејзиниот тек, ниту со нејзините последици.
Таа ги принуди и компаниите и потрошувачите да делуваат брзо и да усвојат нови практики. Иако смислени и имплементирани како кризни, многу од нив најверојатно ќе останат засекогаш. Дисконтинуитетот е јасен и присутен на почетокот на пандемијата, но отсуствува во периодот на нејзиното завршување.
Ковид пандемијата засили редица на трендови кои сега, кога нејзиниот крај е на повидок, сериозно и суштински го менуваат начинот на работа на подолг рок.
Ајде да ги разгледаме најважните од нив:
1. Намален е и обемот на деловните патувања.
Бизнис заедницата масовно ги прифати видеоконференциите и продолжи често да ги користи и по завршувањето на пандемијата. Се етаблира потребата од поседување и користење на соодветна опрема и апликации. Затоа и новите флексибилни канцелариски простори безисклучок се опремени со најновите видеоконференциски решенија.
2. Продолжи подемот на електронската трговија и другите виртуелни трансакции.
За време на пандемијата, тие пораснаа од 2 до повеќе од 5 пати во зависност од регионот.
Дури 3/4 од корисниците, кои што првпат имаа потреба и започнаа со нивно користење во пандемиските услови, имаат јасна намера да продолжат да ги користат и по нејзиното завршување.
Истовремено, се зголеми и бројот на работни места во комплементарните системи како дистрибуцијата, транспортот, ускладиштување и сл., но и во навидум различните, од типот на социјалните медиуми. И постојните, но и новите start-up проекти, имаа потреба не само од дополнителен физички простор туку и од нови иновативни решенија. Кај многу од нив изборот падна на хибридниот работен модел и флексибилниот канцелариски простор.
3. Работата од дома и виртуалните состаноци продолжија и по крајот на пандемијата.
Иако со намален интензитет во однос на пикот на пандемијата, нивното учество е значително зголемено во однос на пред-пандемиската нормалност.
Во однос на иднината, анализирајќи ги работните места на кои не им се намалила продуктивноста при работата од дома, Мек Кинси (McKinsey) проценува дека 20 до 25% од работниците во развиените земји би можеле да работат од дома од 3 до 5 дена во неделата.
Тоа би претставувало зголемување од 3 - 4 пати во однос на пред-пандемиската реалност.
Трендот на премин кон хибриден работен модел е често пропратен со трансформацијата на канцелариите во флексибилен канцелариски простор. Целта е да се добие максимален позитивен ефект.
Ваквиот тренд е дополнет и со миграција на компаниите од големите градови и бизнис центрите во малите и тивки предградија. На секундарен план, тоа ќе доведе и до намалување на јавниот превоз до урбаните и бизнис центрите како и до намалена потреба од ресторани и малопродажни објекти.
Но од друга страна, бизнис заедницата увиде и дека постојат работи кои, иако технички можат да се извршат од далечина, најефикасно е да се направат лично и непосредно.
Како такви можеме да ги издвоиме:
● преговорите,
● круцијално-важните деловни одлуки,
● инспиративните тимски состаноци,
● доверливите разговори и размени на информации,
● воведувањето на нови вработени и сл.
Сите овие активност губат помалку или повеќе од ефикасноста ако се извршуваат од далечина.
Токму затоа и многу од компаниите започнаа со враќање на работата назад во канцелариите но сo употреба на хибриден работен модел и користење на флексибилен канцелариски простор. Се очекува тоа да доведе до намалување на канцеларискиот простор до 30%.
Oна што нам сега ни е најважно е дека хибридниот работен модел и флексибилниот канцелариски простор се тренд и кај оние што профитираа од пандемиската реалност и кај оние што губеа здив работејќи од дома во неочекувани и неповолни услови.
Зошто хибридниот модел и флексибилниот канцелариски простор е тренд и кај „добитниците“ и кај „губитниците“ од пандемијата?
Секоја новина призведува добитници и губитници.
Ништо поинаква не беше ниту скорешната Ковид пандемија. Сите, насекаде во светот, во еден миг се судрија со драстична промена на работниот амбиент. Пред се, да ги споменеме:
● социјалното дистанцирање,
● lockdown-овите,
● огромните рестрикции во патувањата,
● пореметувањето на системот на снабдување итн.
Од глобализирана економија со лесно-пропусни граници за луѓе, стока и идеи наеднаш преминавме во затворени држави, региони, градови и квартови, се до ниво на семејство и дом кој не може да се напушти или е потребна строго дефинирана процедура за тоа.
Бизнисите мораа да се приспособат или барем да се обидат тоа да го направат.
Но не се сите бисниси исти. Пандемијата диференцираше 2 групи на бизниси:
Првата група - „добитниците“ - без скоро никаков проблем преминаа на работа од дома.
Тоа се оние бизниси кај кои комуникацијата и работните задачи и онака доминантно се извршуваа компјутерски, преку интернет, телефонски и слично. Со мали модификации, тие многу брзо се приспособија на новата реалност. Набрзо, и работниците и компанискиот менаџмент, непосредно се уверија во благодетите од работата од дома:
● Уживањето во домашниот комфор;
● Заштедата на време и пари за превоз до работното место;
● Флексибилноста во работното време кога тоа е можно;
● Заштедата на средства за поседување/закуп/одржување на
канцеларискиот простор итн.
Сега, на истекот од пандемијата, тие точно ги знаат добрите страни од работата од дома кои сакаат да ги задржат. Но истовремено им се отвора можност да бидат уште подобри и да го искористат и она доброто од мобилноста и ограничениот престој во канцеларијата - што е сега повторно можно.
Затоа голем број од нив преминуваат кон хибриден модел на работа и користење на флексибилен канцелариски простор. Ги задржуваат придобивките од работата од дома во поголемиот период од времето, но ги користат и придобивките од краткотрајниот престој во флексибилниот канцеларски простор од типот на:
● Непосреден контакт лице-в-лице;
● Меѓучовечка социјализација;
● Поголема ефикасност на тимски состаноци;
● Извршување на практични задачи итн.
Со тоа воспоставуваат предуслови за уште подобри резултати и од пред-пандемискиот и од пандемискиот период.
Втората група - „губитниците“ - со големи проблеми преминаа на работа од дома или тоа воопшто не можеа да го направат, па прекинаа одредени работни процеси.
Тоа се оние бизниси кај кои задачите и работните процеси доминантно се извршуваа со непосреден контакт, непосредна комуникација и физичка активност и присуство. Кај нив обидот за виртуализација значително го отежна функционирањето или го направи сосем невозможно.
Тие се обидоа да воведат работа од дома таму каде што тоа беше теоретски можно. Исто така, се обидоа и да организираат работа со физичко присуство со употреба на редица протоколи и неопходна заштитна опрема. Резултатите и во двата случаи беа негативни во споредба со пред-пандемијата, со евидентни проблеми од типот на:
● Неможност да се изврши работата поради неможност од физички
пристап;
● Прекин на сите процеси за кои е неопходна социјална интеракција и
непосреден физички контакт;
● Намалена продуктивност и зголемени дополнителни трошоци поради
примена на здравствени протоколи и социјално дистанцирање;
● Намалени приходи за вработените и загуба за компаниите;
● Губење на работното место за прекубројните во новата организациска
шема;
● Нарушување на целиот систем на организација, работна атмосфера,
мотивираност и слично.
Дел од овие бизниси и целосно ја прекинаа работата и со нетрпение го очекуваа крајот на пандемијата.
Сите тие уште во текот на пандемијата се трудеа да се „вратат на старото“. Крајот на пандемијата го дочекаа со радост и со нови знаења стекнати во кризниот период.
Имено, иако непријатен, периодот на работа од дома им ги покажа предностите кога тој е направен на вистинскиот начин и на соодветното работно место. Непланираниот експеримент им овозможи да увидат (кај себе но и кај другите) дека со внимателен и прецизен менаџменат на човековите ресурси можат да достигнат највисоко ниво на продуктивност и ефикасност во работата. Зошто оној кој може да работи од дома да не го прави тоа на задоволство на сите? Различните работни задачи и процеси дозволуваат флексибилна организација на работата.
Затоа и кај нив, онаму каде е можно, се наметна хибридниот работен модел и флексибилниот канцелариски простор. Се разбира не во фабричката хала, на аеродромот или во кујната на ресторанот. Туку во сите оние сегменти каде несомнено ќе го зголеми задоволството на работникот, зголеми неговата продуктивност и генерира бенефит за сите.
Дали сето тоа значи дека работењето во канцеларијата има иднина?
Токму така.
Пандемијата на коронавирус докажа дека канцелариската работа може да биде пофлексибилна. Видовме и доживеавме да многу работи можат да се вршат од далечина и наученото веќе го користиме во новите пост-пандемиски услови.
Но исто така, пандемијата ни покажа дека и покрај се, канцелариските простори останаа популарни меѓу вработените. Сите тие, од раководниот кадар до обичните работници, ги препознаа придобивките од престојот во официjални канцелариски простории макар на ограничен временски период.
Според едно истражување, огромното мнозинство канцелариски работници претпочитаат да работат еден или повеќе дена во канцеларија, а близу 80 проценти од анкетираните раководители планираат да воведат некоја форма на хибриден работен модел во пост-пандемиската реалност.
Флексибилниот канцелариски простор е следниот неопходен чекор.
За успешност на хибридниот модел не е доволна само организациска поставеност и нови работни полиси. Неопходен е простор соодветен за новините кои се воведуваат. А веќе видовме дека и „добитниците“ и „губитниците“ од пандемијата го делат истото уверување: дека имплементацијата на хибридниот работен модел и флексибилниот канцелариски простор се добитната комбинација.
Дизајнот и изведбата на флексибилниот канцелариски простор не е проект кој „сам ќе се заврши преку ноќ.“ Напротив, треба точно да се анализира тимот и бизнисот за да се креира вистинското решение.
Престојувањето во разни флексибилни канцелариски простори може само да помогне. Не само да се тестира просторот и технолошките решенија туку и во прво лице да се види реакцијата на сопствениот компаниски тим. Секој тим носи во себе некоја уникатност мерлива само низ опит и опсервација. И дури потоа, таа може да биде основа за создавање на соодветен идеален флексибилен канцелариски простор.
Пандемијата сите не предизвика да се замислиме пред традиционалната слика на канцеларијата. И да ја промениме. Од обично место за работа - сега таа е се повеќе јавен простор за соработка, поттик на иновации, со акцент на промоција на компаниската култура и поддршката за успешните тимови.
Дизајнот на флексибилниот канцелариски простор на новото време е фокусиран на:
● присуство на сета неопходна технологија;
● идеални услови за високо-продуктивни тимски состаноци;
● обезбедување на услови за комотни, задоволни и среќни работници.
Ваков флексибилен канцелариски простор постои веќе подолг период и во Скопје.
Користејќи ги напредните светски искуства, ние ја создадовме нашата Смарт сала, како флексибилен канцелариски простор кој македонските компании можат непосредно да го искористат во своето секојдневно работење. Независно дали како еднодневен експеримент, од еден повод до друг или како континуирано периодично случување - овој флексибилен канцелариски простор недвосмислено има потенцијал позитивно да влијае врз Вашата компанија.
Слободно контактирајте не за сите дополнителни информации.
тагови